一人社長の領収書・請求書はどう保存する？電子帳簿保存法で最低限やること

紙のレシートは財布に、請求書のPDFはメールに、ネットで買った物の領収書は各サイトの管理画面に。保存場所がばらばらで、電子帳簿保存法に合っているのか分からないまま月末を迎えていませんか。

結論から言うと、データで受け取った請求書・領収書はデータのまま残し、改ざん防止のルール（事務処理規程）を1つ作るのが、一人法人にはいちばん手軽です。紙で受け取ったものは紙のままで構いません。会計ソフトに任せる場合は、「アップロードしたら終わり」とは限らないので、3社の違いも並べます。

この記事は、経理担当を置かずに自分で書類を管理している一人社長向けです。

まず分ける：データで受け取ったか、紙で受け取ったか

保存のしかたは、書類の種類ではなく受け取り方で決まります。

データで受け取ったものを印刷して、紙だけ残す方法はもう使えません。以前は認められていましたが、その経過措置は2023年12月末で終わりました。

対象です。サイト上で領収書を見られるようになった時点で、受け取ったことになります。「ダウンロードしなければ保存しなくてよい」わけではありません。

メールは、請求書が添付ファイルで届いたなら、添付ファイルだけ残せば足ります。

内容が同じで、紙のほうを正本にすると社内で決めていれば、紙だけの保存で足ります。内容が違うなら、両方残します。

データで受け取ったものは、何をすればいい？

国税庁のパンフレットが挙げるルールは3つです。

1. 改ざんを防ぐ措置をとる

   次の4つから1つ選びます。タイムスタンプ（その時点でデータが存在し、以後変わっていないことを示す電子的な証明）付きで受け取る、受け取ったデータにタイムスタンプを付ける、訂正・削除の履歴が残るシステムで受け取りから保存までを行う、改ざん防止の事務処理規程を作って運用する。

2. 見られる環境を用意する

   ディスプレイとプリンタです。性能や台数の決まりはありません。プリンタが手元になくても、税務調査のときに近くの有料プリンタなどですぐ出力できれば足ります。

3. 日付・金額・取引先で探せるようにする

   専用ソフトがなくても構いません。ファイル名を「20260910_株式会社〇〇_110000」のように同じ順序でそろえる方法や、表計算ソフトで一覧を作る方法が、国税庁の一問一答に例として載っています。

一人法人なら、1つ目は事務処理規程がいちばん手軽です。専用のシステムがいらず、国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】の問33に、法人向けのひな形が載っています。

3つ目の検索の要件は、条件によってまるごと要らなくなります。税務調査でデータのダウンロードを求められたら応じられるようにしたうえで、次のどちらかに当てはまる場合です。

• 前々事業年度の売上高が5,000万円以下（消費税の非課税売上も含めて数えます）
• 設立1期目・2期目で、前々事業年度がない

それでも、ファイル名はそろえておくのがおすすめです。要件でなくなっても、何年か後に探すのは自分です。

対応が間に合わないときは？猶予措置の条件

システムや社内の手順が整っていない、人手が足りない。こうした事情で要件どおりに保存できない場合は、猶予措置が使えることがあります。国税庁のパンフレットは、人手不足やシステム整備が間に合わないことも理由に挙げていて、税務署への事前の届出もいりません。

条件は、税務調査のときにデータのダウンロードと、印刷した書面の提示・提出の両方に応じられることです。データそのものは残す必要があり、紙だけにする方法は認められません。

準備が整ったあとに受け取った分には使えません。ずっと頼る制度ではなく、つなぎと考えてください。

紙の領収書は、スキャンしないといけない？

しなくて大丈夫です。紙で受け取ったものは、紙のまま保存できます。

スキャンしてデータで残す「スキャナ保存」は、紙の保存に代えて選べる制度です。始めるのに、原則として手続きはいりません。

スキャナ保存にすると、読み取ったデータと紙を見比べて確かめたあと、紙をすぐに捨てられます。その代わり要件が多く、受け取ってからおおむね7営業日以内（規程を定めれば最長2か月とおおむね7営業日以内）の読み取り、解像度200dpi以上、カラーでの読み取り、訂正・削除を確認できるシステムなどが求められます。国税庁のパンフレットも、対応ソフトを使うのが一般的としています。

期限を過ぎて読み取ったものは、紙も一緒に残す必要があります。

何年保存する？

法人は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。データで受け取ったものも、紙のものも同じです。

青色申告で欠損金（赤字）が出た事業年度の分は、10年間になります。

会計ソフトに任せると？3社で改ざん防止の考え方が違う

freee会計、マネーフォワード クラウド会計、弥生会計 Nextは、どれも領収書や請求書を保存する機能を持ち、電子帳簿保存法への対応を案内しています。違いが出るのは、改ざん防止をどう満たすかです。

メールで受け取ったPDFを自分でアップロードする場合について、国税庁の一問一答は、履歴が残るシステムにあとから保存しただけでは改ざん防止の措置にはならず、受け取りそのものもシステムの中で行う必要があるとしています。

マネーフォワードは、この部分をタイムスタンプで満たす設計です。クラウドBoxにアップロードするときに「電子帳簿保存法」の「対象とする」にチェックを入れるか、クラウド会計の「証憑添付」などタイムスタンプが付く機能で保存します。期限内にこの方法で保存すれば、規程を作らずに済みます。チェックを入れずにアップロードした分にはタイムスタンプが付きません。

つまずきやすいのは「ソフトに入れたから大丈夫」

よくあるのは、会計ソフトにPDFをアップロードして、それで対応が終わったと思い込むことです。freeeと弥生では、規程がなければ改ざん防止の措置がそろいません。

マネーフォワードでも、月末にまとめてアップロードすると、受け取りからおおむね7営業日を過ぎる書類が出ます。公式サポートは、規程を定めれば期限を最長2か月とおおむね7営業日以内に延ばせると案内しています。

正直、気になった点

• マネーフォワードのひとり法人プランは、クラウドBoxへのアップロードが累計1,000件までで、プランを更新してもリセットされません。月30件なら3年足らずで届き、7年の保存期間より先に上限が来ます。freeeのひとり法人は月10GBの容量制で、翌月にリセットされます。
• 私の会社でも使っているfreee会計（ひとり法人プラン）の公式ヘルプは、ファイルボックスからダウンロードしたファイル単体では、履歴や検索の要件を満たさなくなるとしています。紙を捨てた場合は、保存期間中はアカウントと事業所を削除しないよう案内しています。ソフトに預けると、乗り換えにくくなる面があります。
• 国税庁のひな形は、役員と従業員がいる会社を想定した書き方です。自社に合わせた規程の書き方や個別の取引の扱いは、顧問税理士や税務署に確認してください。

まとめ

一人法人の最低限は3つです。データで届いた請求書・領収書は消さずにデータで残してファイル名をそろえる。国税庁のひな形をもとに事務処理規程を作る。紙のレシートは紙のまま7年取っておく。

会計ソフトに任せるなら、今使っているソフトの保存機能と、規程が要るかどうかを先に確かめてください。freee会計を使っている場合は、freeeの公式ヘルプ「電子帳簿保存法の開始準備をする」に準備することがまとまっています。会計ソフトそのものを選ぶ段階なら「一人社長が選ぶクラウド会計ソフトは？freee・マネーフォワード・弥生を比較」、書類も記帳も溜まっているなら「経理が溜まってしまった一人社長がまずやること」から読んでください。

これからfreee会計を契約するなら、ファイルボックスはひとり法人プランを含む有料プランで使えます。

規程を作らずに、受け取ったらすぐ電子帳簿保存法の対象として保存する運用にしたいなら、マネーフォワードです。

弥生会計 Nextを使っている、または検討しているなら、証憑の保存も同じ契約の中で始められます。

Sources

• URL: https://www.freee.co.jp/lp2/accounting/referral Title: freee会計 お友だち紹介キャンペーン Checked: 2026-09-17 Supports: 紹介ページのフォーム経由で有料プランを契約すると年額プランが法人5,000円割引になること、モバイルアプリからの契約は対象外、料金表でプランを選ぶと支払い画面で自動的に割引価格が適用されること（FAQ Q4）
• URL: https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0026007-006_05.pdf Title: 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月、国税庁） Checked: 2026-09-16 Supports: 電子取引データの保存義務（問1・問5）、出力書面による保存の宥恕措置の廃止（問93解説）、ダウンロードしていない領収書も保存義務が生じること（問44）、メールは添付ファイルのみの保存で足りること（問6）、紙とデータで同一内容を受領した場合（問16）、改ざん防止措置の4つ（問18）、ディスプレイ・プリンタ（問20・問21）、ファイル名・索引簿による検索の方法（問50）、事務処理規程のひな形（問33）、システムへの保存だけでは改ざん防止措置にならない場合（問43）、検索の要件が不要となる条件と新設法人・非課税売上（問48・問51）、猶予措置の条件（問93・問94）、紙で受け取った書類の保存方法の図（p.2）、法人の保存期間（問17）
• URL: https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0026007-006_03.pdf Title: 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】（令和8年7月、国税庁） Checked: 2026-09-16 Supports: スキャナ保存は書面保存に代えて認められる制度であること（問1）、同等確認後の紙の即時廃棄（問3）、要件（問10）、入力期間（問23）と期間経過後の紙の保存（問24）
• URL: https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0024011-003_01.pdf Title: 電子取引データを適切に保存できていますか？（令和6年11月、国税庁） Checked: 2026-09-16 Supports: 電子取引データの保存の3つのルール、専用のシステムを導入しない方法があること、猶予措置の要件（事前届出不要、人手不足・システム整備が間に合わない等も相当の理由）
• URL: https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_03.pdf Title: 電子帳簿保存法 はじめませんか、書類のスキャナ保存【令和６年１月以降用】（令和5年7月、国税庁） Checked: 2026-09-16 Supports: 紙の書類の代わりにスキャナ保存できること、原則として特別な手続きが不要なこと、読み取り後の紙の廃棄、入力期間（おおむね7営業日以内）・解像度200dpi以上・カラー・ヴァージョン管理などの要件、対応ソフト等の使用が一般的であること
• URL: https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/4413886154649 Title: 取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法） – freee ヘルプセンター Checked: 2026-09-16 Supports: ひとり法人を含む有料プランで利用できること、訂正・削除履歴の自動保存、ダウンロードしたファイル単体では履歴や検索等の要件を満たさなくなること、紙原本を廃棄した場合は法定保存期間中アカウントと事業所を削除しないこと
• URL: https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/4410129947801 Title: 電子帳簿保存法の開始準備をする – freee ヘルプセンター Checked: 2026-09-16 Supports: 電子取引データ保存の準備として事務処理規程（規則第4条第1項第4号）が必要とされていること
• URL: https://biz.moneyforward.com/support/box/guide/e-book2/eb01.html Title: 電子帳簿保存法への対応について | マネーフォワード クラウドBoxサポート Checked: 2026-09-16 Supports: 一部の機能で保存時にタイムスタンプが付与され真実性の確保の②に対応し①③④が不要となること、受領からおおむね7営業日以内のアップロードが必要なこと、事務処理規程を定めれば最長2か月とおおむね7営業日以内に延長できること
• URL: https://biz.moneyforward.com/support/box/faq/ebq/ebq04.html Title: どのような操作をしたらファイルにタイムスタンプが付与されますか？ | マネーフォワード クラウドBoxサポート Checked: 2026-09-16 Supports: タイムスタンプが付与される機能（クラウドBoxの「アップロード」は「電子帳簿保存法」の「対象とする」へのチェックが必要、「メール取込」、クラウド会計の「証憑添付」など）
• URL: https://biz.moneyforward.com/support/plan/faq/price/f042.html Title: クラウドBoxにファイルをアップロードする機能を利用できるプランを教えてください。 | マネーフォワード クラウド Checked: 2026-09-16 Supports: ひとり法人プランは1事業者につき1,000件までアップロードでき、プランの自動更新などでカウントがリセットされないこと
• URL: https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/203309560 Title: レシート類の取り込み機能(ファイルボックス)について – freee ヘルプセンター Checked: 2026-09-16 Supports: 1か月あたりのアップロード可能なデータ量（アドバンス・エンタープライズ等以外の法人向けプランは10GB）と、次月にリセットされること
• URL: https://support.yayoi-kk.co.jp/subcontents.html?page_id=29254 Title: 取引先から受け取った証憑を保管（アップロード）する｜弥生証憑 Next サポート情報 Checked: 2026-09-16 Supports: 電子取引の法令要件を満たすには事務処理規程の整備が必要なこと
• URL: https://www.yayoi-kk.co.jp/kaikei/kaikei-next/function/vouchers/ Title: 証憑の保存ができるクラウド会計ソフト - 「弥生会計 Next」 Checked: 2026-09-16 Supports: 弥生会計 Nextの利用者は追加の申し込みなしで利用できること、検索要件への対応と訂正削除の履歴の確認、手動でアップロードする場合は真実性の確保に事務処理規程の整備が必要なこと（※4）
• URL: https://www.yayoi-kk.co.jp/kaikei/kaikei-next/price/ Title: 料金プラン・価格 - 法人向けクラウド会計ソフト「弥生会計 Next」 Checked: 2026-09-16 Supports: 証憑管理（弥生証憑 Next）の電子帳簿保存・検索とスキャナ保存・検索がエントリー／ベーシック／ベーシックプラスとも対象であること